در ساختار مدیریتی نشریات علمی، دبیر تخصصی به شخصی گفته می‌شود که کارهای مربوط به انتشار نشریات تخصصی را به عنوان دستیار سردبیر مدیریت می‌کند. در بسیاری از موارد از سامانه‌هایی که تا کنون توسط سیناوب راه‌اندازی شده است،  دبیر تخصصی در نقش جانشین سردبیر هم قرار گرفته است که در این صورت همه کارهای سردبیر را انجام می‌دهد. وقتی فرد که توسط مدیر سامانه به عنوان دبیر تخصصی مشخص‌شده، با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شود، نقش دبیر تخصصی را مشاهده می‌کند.

 1. با کلیک روی نقش دبیر تخصصی، می‌تواند صفحه شخصی دبیر تخصصی را مشاهده کنید.

- به طور کلی، دبیر تخصصی می‌تواند مقالات را مورد بررسی و ارزیابی علمی قرار داده و نظر خود را به سردبیر اعلام کند.

- ایشان همچنین می‌تواند داور را به سردبیر معرفی کند یا خود مقالات را به داور مورد نظر ارسال کند.

- در صورتی که سردبیر، امکان ارسال به داوری را به دبیر تخصصی بدهد، دبیر می‌تواند مقالات را به داوری ارسال کرده، نتیجه داوری را مشاهده کند، در صورت اختلاف نظر بین داوران به داور سوم یا داور تطبیقی ارسال کند و در نهایت نتیجه داوری را به اطلاع نویسنده عهده‌دار مقاله میرساند.

- دبیر تخصصی همچنین می‌تواند با مشاهده اصلاحات انجام‌گرفته توسط نویسنده، آن را برای مطابقت با نظر داور به داور مربوطه یا داور دیگری به عنوان داوری مقایسه‌ای یا تطبیقی ارسال کند.

- در نهایت بعد از اینکه بازنگری و اصلاحات مورد نظر توسط نویسنده انجام گرفت برای ادامه کار، به همراه یادداشت ویژه به سردبیر ارسال کند تا برای مراحل بعدی آماده‌سازی شده یا به نویسنده بازگشت داده شود.

- مجلاتی که به‌روز هستند و به صورت مرتب انتشار می‌یابند، از نقش دبیر تخصصی که می‌تواند همه یا چند نفر از اعضای هیأت تحریریه یا از دیگر همکاران علمی مجله باشند به خوبی بهره می‌گیرند.

1. مقالات جدیدی که هنوز اقدامی روی آن‌ها صورت نگرفته است، در بخش مقالات بررسی نشده در دسترس است.
2. مقالات ارسال شده به داوران: در صورتی که مقاله‌ای را برای داور ارسال کنید، به بخش مقالات ارسال شده به داوران منتقل می‌شود.
   • داورانی که مقالات ارسال شده را در مهلت تعیین شده داوری نکرده‌اند: پس از اینکه مقاله‌ای را برای داوری ارسال می‌کنید در صورتی که داوران در مهلت تعیین شده داوری را انجام ندهند مقاله در این بخش قرار می‌گیرد.
   • مقالات داوری شده: زمانی که داوران نظر خود را در سامانه ثبت کنند، مقاله به این بخش منتقل می‌شود (به محض اینکه یکی از داوران مقاله نظر خود را ارسال کند، مقاله به این بخش منتقل می‌شود).
   • مقالات داوری شده بوسیله همه داوران: زمانی که همه داوران یک مقاله نظر خود را درباره آن مقاله ثبت کنند، مقاله به این وضعیت منتقل می‌شود.

3. مقالات بررسی شده: زمانی که دبیر تخصصی نظر خود را درباره یک مقاله ثبت کند، مقاله به این وضعیت منتقل می‌شود و دبیر تخصصی دیگر نمی‌تواند تغییری در مقاله ایجاد کند.
4. مقالات بسته شده: زمانی که نشریه درباره یک مقاله تصمیم گیری می‌کند (مقاله را منتشر یا رد شود)، مقاله به این وضعیت منتقل می‌شود.

1. با کلیک بر روی کد مقاله می‌توانید اطلاعات مربوط به مقاله را مشاهده کنید.
2. تاریخ ارسال مقاله را به شما نشان می‌دهد.
3. وضعیت مقاله مورد نظر را به شما نشان می‌دهد.

با کلیک روی کد مربوط به هر مقاله، اطلاعات کامل آن مقاله به همراه امکاناتی برای انجام عملیات اجرایی مشاهده می‌شود.

1. دبیر تخصصی می‌تواند با این گزینه  یکی از کارهای زیر را انجام دهد:

- مقاله را برای ارزیابی به یک یا چند داور بفرستد.

- نظر نهایی بررسی (اعم از شخصی یا نظر داوران) را برای سردبیر ارسال کند.

بر اساس اینکه کدام یک از گزینه‌های بالا را انتخاب کنید، امکانات متفاوتی در سامانه وجود دارد.

2. با انتخاب این گزینه امکان مشاهده تمام کارهای انجام شده بر روی مقاله مورد نظر قابل مشاهده است.

1. از منوی انتخاب کنید «ارسال مقاله به داوران برای داوری» را انتخاب کنید.
2. داور مورد نظر را انتخاب کنید.
3. یا می‌توانید داوران را بصورت گروهی انتخاب کنید.
4. توضیحات لازم  برای داور را در این کادر وارد کنید.
5. نوع داوری را مشخص کنید.
6. مهلت داوری را تعیین کنید.
7. روی دکمه ارسال مقاله به داور کلیک کنید.

نکته: در نسخه جدید سیناوب، امکان ثبت‌نام داور جدید برای دبیر تخصصی هم ایجادشده است. اگر داور جدیدی را در نظر دارید، کافی است روی گزینه «ثبت‌نام داور جدید» کلیک کنید و مشخصات و نشانی ایمیل داور جدید را درج کنید.

گزینه دوم، برای زمانی است که دبیر تخصصی می‌خواهد نتیجه نهایی بررسی را به سردبیر ارسال کند.

1. با انتخاب این گزینه، امکان درج توضیحات دبیر تخصصی و نظر قطعی دبیر تخصصی درباره مقاله فراهم می‌شود.
2. دبیر تخصصی می‌تواند نظر قطعی خود را در قالب موارد زیر اعلام کند:

• قابل انتشار
• بازنگری جزئی
• بازنگری کلی
• غیرقابل‌انتشار
• نمی‌توانم مقاله را بررسی کنم.

همچنین، دبیر تخصصی می‌تواند نسخه جدیدی از مقاله، حاوی حاشیه‌ها یا ویرایش‌های جدید را برای سردبیر ارسال کند.

3. با کلیک کردن بر روی دکمه ارسال، نظر دبیر تخصصی برای سردبیر ارسال می‌شود.

نقش دبیر تخصصی کاملا علمی است و امکان ارسال مقاله برای پرداخت هزینه به نویسنده یا داور در این نقش امکان پذیر نمیباشد.

در صورتیکه دبیر تخصصی امکان ارسال مقاله به داور را نداشته باشند:

به این علت است که مدیر سامانه دسترسی دبیر تخصصی را محدود کرده است،دبیران تخصصی برای گرفتن دسترسی بیشتر باید با مدیرسامانه هماهنگ کنید.